Almacenamiento y organización de las colecciones. Recuentos. Conservación preventiva y criterios para la restauración de fondos bibliográficos

1.9.GESTIÓN DE LA COLECCIÓN: ALMACENAMIENTO Y ORGANIZACIÓN DE LAS COLECCIONES. RECUENTOS. CONSERVACIÓN PREVENTIVA Y CRITERIOS PARA LA RESTAURACIÓN DE FONDOS BIBLIOGRÁFICOS Y DOCUMENTALES.

Procede de la unión de 1.18 “Preservación y conservación de los materiales bibliográficos. Encuadernación, restauración, microfilmación, digitalización, etc. Norma ISO 14416” y 1.7 “Reconocimiento del estado de la colección”, ambos de 2010. Fuente: apuntes de Lía, bibiopos.es

 

Programa de prevención y corrección de agentes degradantes. Dos operaciones que garantizan la conservación: preservación (a priori) y restauración (a posteriori). Principios para la preservación y conservación de los materiales bibliográficos, IFLA 1979 y 1986, según éstos: la conservación engloba todos aquellos planes y prácticas relativos a la protección de los fondos; la preservación abarca toda clase de actividades económicas y administrativas al servicio de la prevención contra el deterioro; y la restauración se basa en técnicas y conocimientos utilizados por el personal para reparar los daños causados por el uso, el tiempo u otros factores en los materiales de archivos y bibliotecas. Aunque, dada la diversidad de soportes bibliográficos existentes, resulta difícil establecer unas condiciones de conservación universalmente válidas para todos ellos, si es posible respetar ciertas medidas generales y estándar para mantenerlos, al menos, estables. PAC (Programa de Preservación y Conservación) de la IFLA, 1988: “Principios para el cuidado y manejo de material de bibilotecas” (nueva versión de los Principios de 1979). Marco legal: Constitución, art. 46: obligación de los poderes públicos de garantizar la conservación del patrimonio cultural español. Ley 16/1985, de 25 de junio, del PHE.

 

CAUSAS DEL DETERIORO Y MEDIDAS DE PREVENCIÓN.
Factores internos o intrínsecos: congénitos, que acompañan a los soportes y sustentados desde su nacimiento: acidez del papel, corrosión de la tinta, etc. Externos o extrínsecos: derivados de la manipulación y del entorno, ambientales (humedad, temperatura, iluminación, etc.), biológicos (microorganismos, insectos y roedores), circunstanciales (accidentes o catástrofes), humanos (desgaste por el uso y factores sociales como robos, vandalismo, etc.) Resulta imprescindible aplicar medidas protectoras, acordes a las necesidades particulares de cada biblioteca, y a la consulta de pautas y sistemas establecidos por organismos nacionales e internacionales (planes de conservación de la BNE, o la norma ISO 11799:2003 sobre el almacenamiento de los materiales bibliotecarios). La prevención del deterioro debe iniciarse ya desde la construcción o adaptación del edificio. Distribución sopesada de los espacios y orientaciones, elección correcta del mobiliario y del equipamiento, materiales ignífugos, inoxidables, antibibliófagos y aislantes. Controlar los siguientes aspectos: Iluminación (evitar una exposición directa de los documentos a la luz solar, luz artificial, bombillas frías o alógenos con filtro, depósitos: zonas más protegidas del edificio, no sobrepasar los 50 lux), Creación de un microclima (temperatura ideal entre 16º y 21ºC y humedad relativa entre 40% y 60%, buenos sistemas de calefacción, aire acondicionado, filtros, humidificadores, etc. y con aparatos como termómetros e higrómetros, que permitan medir los valores supervisados), Limpieza y revisiones periódicas (reducir la acción nociva del polvo), Prevención contra plagas y agentes bacteriológicos (tratamientos antisépticos y desinfectantes aplicados por expertos), Fuego e inundaciones (sistemas apropiados de detección y apagado de incendios y sistemas estratégicos de desalojo de agua) y Robos y usos indebidos del Hombre (sistemas antihurto, vigilancia y cumplimiento de los reglamentos).

 

PRESERVACIÓN DEL CONTENIDO Y LA FORMA FÍSCA.
Acciones preventivas en dos sentidos: preservar los materiales bibliográficos en su forma física original, y preservar el contenido intelectual transfiriéndolo a otros formatos. El cambio a otros soportes evita el desgaste continuo de materiales especialmente valiosos e impide el menoscabo definitivo de otros muy castigados por el uso. De este modo, su información puede ser consultada indefinidamente, sin manipulación directa de los originales. FOTOCOPIA: obras de uso frecuente y poco cuidadoso. Es un sistema práctico pero desaconsejable para obras con papel de calidad deficiente, o para obras muy voluminosas dados los costes. Problemas de propiedad intelectual. MICROFILMACIÓN: reproducción de documentos a escala mínima en soporte sintético. Suele precisar una cinta de 30.5 metros, sobre la que se “fotografían” los originales con fuertes reducciones. Ventajas: ahorro de espacio, alta resolución, longevidad y facilidad de uso. Sustentada en tecnologías estables, poco susceptibles de sufrir cambios significativos a corto plazo. Inconvenientes: acceso lento y emplazamiento específico, se pierden también las características del original: en blanco y negro, las condiciones ambientales de conservación son muy costosas y las revisiones requeridas no siempre pueden llevarse a cabo. DIGITALIZACIÓN: sistema predominante y en auge. Almacenamiento y codificación de la información en bits o dígitos binarios. Ventajas: calidad de las réplicas obtenidas y facilidad de acceder a ellas. La mayoría de materiales digitalizados pueden ser copiados, editados o imprimidos sin dificultad e incluso consultados simultáneamente. Una desventaja previsible era la obsolescencia del software pero, con las normas de compatibilidad actuales, ésta ha caído en desuso. Y este sistema se antoja el mejor, prueba de ello es la BDH. ALMACENAMIENTO INFORMÁTICO: soportes magnéticos como cintas de vídeo (hoy en desuso) y ópticos como CD y DVD. Gran capacidad de almacenamiento, seguridad y velocidad de acceso. Se trata pues, en el caso de los ópticos, de una digitalización en soporte físico en lugar de, simplemente, digitalizarlos y almacenarlos de forma informática: “discos duros”, o virtual: “la propia web”.

 

RESTAURACIÓN DEL CONTENIDO Y LA FORMA FÍSICA. NORMA ISO 14416.
Restauración: devolver a los materiales dañados sus características visuales y funcionales originales y, con ello, prolongar su uso. Antiguamente era una actividad artesana, hoy es una planificación detallada y precisa. Criterios: respeto a la originalidad e integridad de la obra, inocuidad y reversibilidad. Reparación de ejemplares valiosos o de difícil reposición por especialistas altamente cualificados, restauraciones de menor importancia por bibliotecarios formados en la materia. La Encuadernación es uno de los métodos restauradores más tradicionales y usados y, durante mucho tiempo, el único practicado. ISO 14416:2003: recomendaciones sobre la encuadernación de libros, publicaciones seriadas y otros documentos en papel. Elegir el tipo de encuadernado más conveniente en cada caso: cosido a través de pliegue, por grupos, lateral, con adhesivo y doble abanicado, etc. Tal y como la propia norma expone, puede aplicarse a la encuadernación por primera vez en tapa dura y a la reencuadernación en tapa dura.

RECONOCIMIENTO DEL ESTADO DE LA COLECCIÓN.
Control de la colección, requisito indispensable. Amplio seguimiento mediante estudios y análisis estadísticos, que permitan constatar si la colección satisface a los usuarios, si existen lagunas temáticas, si es necesario adquirir o dar de baja ciertos materiales, etc. Para evaluar el grado de pertinencia y éxito de una colección es recomendable compararla con los fondos recogidos en bibliografías y repertorios especializados o con los fondos de otras bibliotecas de características similares. La cooperación bibliotecaria también puede ayudar a establecer planes de evaluación normalizados. Programa CONSPECTUS, destinado a valorar, a través de un cuestionario, la cobertura de materias y lenguas en las colecciones. Dos actividades esenciales: RECUENTOS e inventarios (catálogo topográfico, detectar colocaciones incorrectas, pérdidas o daños; según el Reglamento vigente de BPE (RD 852/1989) al menos una vez cada cinco años, y cada año cuando se trate de fondos especiales) y EXPURGO (selección negativa de determinados materiales deteriorados, inadecuados o carentes de uso).

Desde sus inicios, las bibliotecas han luchado por conservar sus colecciones mediante dos vías fundamentales: la preservación orientada hacia el futuro y la restauración consecuencia del pasado.