GESTIÓN DE LA COLECCIÓN: SELECCIÓN Y ADQUSICIÓN DE FONDOS. CRITERIOS PARA LA CONSTITUCIÓN Y EL MANTENIMIENTO DE LA COLECCIÓN.
Antiguo 1.6: “Proceso
técnico: Selección y Adquisición de libros y otros materiales. Criterios,
fuentes y métodos para la constitución y el mantenimiento de la colección.
Norma ISO 11799 para el almacenamiento de la colección bibliográfica.
La formación, desarrollo y mantenimiento de una
colección son tres pilares básicos sobre los que se sustenta toda biblioteca.
Colección según Luisa Orera: “conjunto de materiales bibliotecarios que la
biblioteca pone a disposición de los usuarios”. Suma de todos los fondos, librarios
y no librarios, ubicados físicamente en la biblioteca más todos aquellos
accesibles por medios informáticos y telemáticos. Constitución de una colección:
la selección y adquisición se encuadran dentro de un concepto más amplio,
conocido como gestión de la colección. La selección y adquisición constituyen
el primer eslabón de la cadena de gestión de la colección, que se completa con
procesos tan importantes como el registro y sellado, análisis documental,
ordenación, conservación, expurgo y evaluación. Planificación previa: programa
bien pensado y temporalizado que refleje las políticas de gestión y desarrollo
de colecciones más adecuadas, deberá tener en cuenta el tipo de biblioteca, sus
objetivos, sus infraestructuras, las necesidades de sus usuarios reales y
potenciales, su capacidad para establecer planes cooperativos y el presupuesto
disponible.
SELECCIÓN:
Proceso por el cual se decide qué documentos deben
añadirse a la colección de una biblioteca. Importancia debido a la enorme
producción bibliográfica existente y al aumento y diversificación de las
demandas por parte de los usuarios. Las limitaciones económicas, de espacio y
personal, hacen de ella una de las tareas más difíciles del bibliotecario.
Necesidad selectiva: 1931 Ranganathan – 5 leyes de la biblioteconomía: Los libros son para usarse; A cada lector su
libro; A cada libro su lector; Hay que ahorrar tiempo al lector; La biblioteca
es un organismo en crecimiento. CRITERIOS: una selección coherente y
adecuada presupone un buen conocimiento de la colección ya existente y una
evaluación constante de la misma. Cuantitativos: obedecen a normas y
recomendaciones emanadas de organismos nacionales e internacionales (IFLA,
UNESCO, AENOR, ISO), parámetros relacionados con el tamaño de la colección: nº
de volúmenes deseable por habitante, mínimo de ejemplares aconsejable según el
tipo de biblioteca, etc. En la actualidad, no obstante, se tiende a avalorar más
la pertinencia de la colección que cualquier medida cuantitativa. Cualitativos
según Gardner: prestigio del autor o del editor; actualización y revisión;
relevancia y exhaustividad; estructuración lógica del contenido; aspectos
complementarios; características físicas y precio. Neutralidad ideológica:
eliminación de toda censura o discriminación política, religiosa, cultural,
etc. en la selección de las obras, todo documento puede incorporarse a la
colección, siempre y cuando tenga un determinado valor informativo, formativo o
cultural. Parámetros específicos para publicaciones seriadas: problemas como
altos costes, explosión de títulos y espacio. Afortunadamente, gracias a las
NTIC, el nº de revistas disponibles en formato-e ha aumentado considerablemente
y la posibilidad de acceder a ellas por medio del préstamo interbibliotecario o
de licencias compartidas es ya una realidad habitual. El concepto de propiedad
es menos relevante que el de disponibilidad o accesibilidad. Para materiales no
librarios: calidad, fácil manejo e interfaz, software, etc. Para recursos
gratuitos de Internet: estrategias para comprobar su fiabilidad y estabilidad,
interés y calidad. FUENTES Y MÉTODOS: Ante la enorme cantidad de documentos
disponibles y al imposibilidad material de examinar todos ellos directamente,
el bibliotecario puede facilitar su labor selectiva consultando diversas
fuentes: Bibliografías nacionales o regionales (gran rigor descriptivo);
Bibliografías comerciales (repertorios documentales de libreros, editores y
distribuidores: recogen todas las publicaciones que circulan en el mercado, sus
características y su precio; catálogos en línea como “Guía de editores de
España” y “Federación de Gremios de Editores de España (FGEE)”; Repertorios de
libros u otros documentos en venta (conjunto de la producción editorial de un
país, menos rigurosos. Para libros: “Libros españoles en venta. ISBN”, “Libros
en venta en Hispanoamérica y España” e “International Books in Print”. Para
publicaciones seriadas: “Ulrich’s International Periodicals Directory” y “The
Serials Directory”. Para materiales especiales: “CD-ROMs in Print” y “The video
source book”.); Libros a examen (ejemplares ofrecidos gratuitamente por las
editoriales, como muestra); Otras fuentes (bibliografías críticas, catálogos de
otras bibliotecas, reseñas aparecidas en prensa, blogs…); y Desideratas (RAE: “conjunto o lista de cosas que se desea
adquirir u obtener”. Transmiten de forma directa las preferencias de los
usuarios). SELECCIÓN NEGATIVA O EXPURGO: Tarea técnica basada en la idea de
vigencia y eficacia, altamente necesaria por ser la biblioteca un organismo
vivo, que persigue la renovación y actualización constante de sus fondos, pero
que no puede crecer indefinidamente. Relegar aquel material que, por obsoleto,
carente de uso o mala conservación, deba ser retirado del fondo de consulta
habitual. Análisis previo, criterios: previsión del uso del material, periodo
transcurrido desde su último préstamo, redundancia, número de duplicados,
posible inadecuación del contenido y estado físico. Destino: puede transferirse
a un depósito cerrado, a un depósito cooperativo, a otras bibliotecas o,
simplemente, digitalizarse. La cantidad de documentos expurgados determinará en
gran medida la posibilidad de adquirir nuevos fondos.
ADQUISICIÓN:
UNE-50-133-94: “operación que permite aumentar y poner
al día los fondos de una biblioteca en función de sus objetivos”.
Procedimientos: MÉTODOS DE ADQUISICIÓN: Compra (forma de adquisición por
excelencia, gran conocimiento de las editoriales, distribuidoras y libreros,
ferias internacionales como LIBER); Donativos, legados y depósitos (de manera
gratuita, sólo deben aceptarse si enriquecen verdaderamente la colección y se
adecuan a las necesidades de los usuarios. Donativos: cesiones de personas en
vida- Legados: cesiones procedentes de testamentos. Depósitos: conllevan la
entrega de material a las bibliotecas, para su uso y custodia, pero sin
renunciar a la propiedad sobre el mismo); Canje (intercambio de documentos
entre bibliotecas, se realiza con duplicaciones y publicaciones propias u
oficiales, método para conseguir ejemplares agotados y literatura gris, no
pueden canjearse los libros raros o preciosos ni las obras donadas, legadas o
dejadas en depósito); Depósito Legal (sistema de ingreso de fondos únicamente
aplicable a bibliotecas nacionales, regionales o centrales y BPE. “Exigencia
impuesta por ley de depositar, en una o varias agencias especificadas,
ejemplares de las publicaciones de todo tipo, reproducidas en cualquier
soporte, por cualquier procedimiento, para distribución pública, alquiler o
venta”. La responsabilidad de solicitar el D.L. recae sobre el impresor o el
editor. Antecedente remoto: privilegio real de Felipe V. Antecedentes
inmediatos: Orden Ministerial, de 30 de octubre de 1971 (modificada en 1973; y
Orden de 10 de junio de 1986. ADQUISICIÓN COMPARTIDA: Procedimiento de adquisición
conjunta de documentos en el que intervienen varias bibliotecas, de forma
coordinada. Centros bibliotecarios que comparten zona geográfica o determinados
campos de especialización e interés. Este sistema se ha desarrollado y
fomentado mucho durante los últimos años, debido principalmente a la carestía
de las publicaciones y a los avances tecnológicos, que han permitido la posesión
de fondos comunes en un espacio virtual. Proyectos pioneros y reales de
adquisición cooperativa: Plan Farmington de EE.UU. y plan Scandia de
Escandinavia. España: redes, asociaciones y consorcios como Rebiun, Documat,
Madroño… ADQUISICIÓN AUTOMATIZADA: Los SIGB
más utilizados (UNICORN y ABSYS) incluyen módulos de selección y
adquisición, con importante información bibliográfica, contable, sobre
proveedores, pedidos, facturación, etc., lo cual permite extraer estadísticas,
llevar el control presupuestario, realizar peticiones en firme, reclamaciones,
etc., ha contribuido gratamente a la mejora del proceso adquisitorio.
Automatización plena de las fases de adquisición: proyecto EDILIBE II
(Electronic Interchange for Ligbraries & Booksellers in Europe), financiado
por la UE.
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